Pour résumer, le cahier des charges est un outil établissant les spécifications d’une prestation de service à effectuer ou d’un matériel à acquérir par un ou plusieurs intervenants spécialisés.
Le cahier des charges va également servir de base méthodologique pour encadrer le déroulement de la prestation ou la configuration et le déploiement du matériel à acquérir.
Le cahier des charges réunit les points de vue, exigences, besoins techniques et fonctionnels des différents acteurs impliqués dans l’organisation qui mène le chantier, piloté par un chef de projet ou une équipe de chef de projets. Le cahier des charges peut contenir une partie technique sur des projets complexes ou à valeur technologique.
On peut citer pour exemples de secteurs dans lesquels on a régulièrement recours aux cahiers des charges le secteur du bâtiment et des travaux publics, et le secteur informatique et télécommunications. On parle actuellement beaucoup de diagnostic énergétique des bâtiments. Un cahier des charges peut être un outil très utile pour établir ce diagnostic et mener un chantier de mise aux normes.
Dans le secteur informatique et télécommunications, de nombreux domaines font l’objet de projets pilotés par des équipes informatiques dédiées ou externalisées s’appuyant sur des cahiers des charges pour déployer ou mettre à niveau les applications et processus pour la gestion intégrée d’entreprise, des outils d’aide à la décision, l’ infrastructure réseaux et télécommunications, telle que le réseau privé d’une entreprise et le transport de ses données voix, des outils collaboratifs entre élus d’une collectivité locale et pouvoirs public, l’archivage de données d’entreprise…
Le cahier des charges : un support pour définir les besoins
Selon l’importance et la taille des projets à mener, une organisation peut faire appel à un chef de projet nommé en interne, mais également à une équipe de chefs de projets supervisée par un Directeur de projet.
Le cahier des charges jouera le rôle de support pour établir un référentiel des besoins et des contraintes ainsi que les services attendus en réponse à ces besoins.
Le cahier des charges peut donc être perçu dans un premier temps comme un document formalisant les points de vue techniques et fonctionnels au sein de l’organisation ciblée. Il s’agit de réconcilier besoins utilisateurs, outils et méthodes techniques en place, outils et méthodes techniques et fonctionnelles à implémenter, pour atteindre l’optimisation souhaitée.
Ce support sera donc un moyen de communication entre la partie qui émet un besoin, souvent nommée « population des utilisateurs » et la partie chargée de mettre en œuvre les moyens pour y répondre, nommée « maîtrise d’œuvre », les deux parties étant mises en relation par un intermédiaire, la « maîtrise d’ouvrage », parfois accompagnée d’une « assistance à maîtrise d’ouvrage », qui a un rôle de coordination
Les enjeux du cahier des charges
Le cahier des charges est l’outil du chef de projet qui doit permettre de définir et d’encadrer toute prestation de service ou toute acquisition de matériel prévue dans le cadre de l’optimisation du fonctionnement de l’organisation ciblée, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’une collectivité locale, d’une association, d’un organisme semi-public, d’un ministère, ou autre.
Toute organisation humaine évolue au travers de projets ou chantiers à mener, lesquels nécessitent parfois l’intervention d’une aide extérieure et spécialisée. Un des enjeux de la conduite de projet va consister à cerner avec précision le champ du besoin à couvrir, en relation avec la criticité de ce besoin. C’est en effet ce degré de criticité qui va déterminer le lancement ou non d’un projet.
Quelques exemples
A titre d’exemple, il est critique pour une enseigne de la grande distribution de disposer d’un outil lui permettant d’assurer la traçabilité des produits en rayons. Si l’enseigne en question ne dispose pas d’un tel outil, en fonction des obligations qui lui échoient de par la législation du pays dans lequel elle est implantée, et en fonction de ses objectifs d’organisation, elle lancera à échéance plus ou moins rapide un chantier en vue d’acquérir une solution de traçabilité des articles vendus.
Il est également critique pour une société d’assurance d’archiver les données relatives aux contrats d’assurance vie souscrits par ses assurés pendant plusieurs dizaines d’années. A ce titre, le secteur banque / assurance a mené ces dernières années et poursuit encore des projets d’archivage légal de documents. Nos modèles de cahier des charges sont disponibles sur internet pour donner les orientations de ces chantiers.
Le cahier des charges un outil contractuel
Le cahier des charges est ensuite un outil contractuel sur la base duquel tout prestataire consulté devra formuler sa réponse au besoin, selon le niveau de détail des réponses exigé dans la forme du cahier des charges.
Ce retour vise non seulement à estimer l’adéquation entre le besoin émis et la réponse formulée, mais il servira en outre de base de comparaison à périmètre égal ou équivalent entre les différentes réponses des soumissionnaires.
