Le cahier des charges "Travail collaboratif et réseaux sociaux d'entreprise" a été rédigé par des experts indépendants. Il a pour vocation de vous aider à mener à bien votre projet de gestion collaborative au sein de votre organisation. Les 435 critères technologiques présentés vous serviront à réaliser votre cahier des charges et à comparer les offres d'outils de gestion collaborative.
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Sommaire du cahier des charges travail collaboratif et réseaux sociaux d'entreprise
1 – Fonctionnalités applicatives de la plateforme : 207 critères
1.1. Gestion collaborative de projet
1.2. Gestion de contenus
1.3. Messagerie instantanée (chat)
1.4. Réseau social
1.5. Calendrier de groupe
1.6. Réunion en ligne
1.7. Forums
1.8. Blogs
1.9. Wikis
1.10. Questionnaires
1.11. Formulaires
1.12. e-Learning
2 – Services intégrés : 71 critères
2.1. Gestion des utilisateurs
2.2. Intégration avec la messagerie
2.3. Moteur de recherche
2.4. Etiquettes (« tags »)
2.5. Statistiques
2.5.1. Production de statistiques
2.5.2. Diffusion des statistiques
3 – Architecture et éléments techniques : 113 critères
3.1. Plateforme
3.1.1. Pré-requis
3.1.2. Incompatibilités
3.2. Technologies
3.3. Dimensionnement
3.3.1. Stockage
3.3.2. Réseau
3.3.3. Connexions clientes
3.4. Standards, interopérabilité & scalabilité
3.4.1. Standards
3.4.2. Navigateurs et accessibilité
3.5. Performance
3.6. Plans de secours
3.6.1. Backup
3.6.2. Restauration
4 – Administration : 44 critères
4.1. Administration
4.2. Gestion des incidents
4.3. Support
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Qu'est-ce que le travail collaboratif ?
Le travail collaboratif est nouveau mode de travail, intégré dans un modèle économique où collaborent du début à la fin, sans division de tâches, de nombreuses personnes grâce aux technologies de l’information et de la communication.
Dans l’entreprise, le travail collaboratif repose sur des outils de messagerie, gestion de contenu, workflow, calendriers partagés, dmoteurs de recherche, conférences en ligne, mais aussi les réseaux sociaux, les « chats »…
La mise en relation des acteurs s’effectue par la voix/l’échange de données, en différé ou en temps réel, la modification de ces données, en différé ou temps réel, par un ou plusieurs acteurs, et l’enchaînement des tâches ou actions en découlant.
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Introduction du cahier des charges GED - travail collaboratif - dématérialisation
Nous observons dans le monde de l’entreprise l’adoption de plus en plus répandue d’outils collaboratifs et le recours aujourd’hui intégré dans les habitudes de travail d’un ensemble de fonctionnalités très diversifiées conjuguant les outils de messagerie, de gestion de contenu, de workflows, de calendriers partagés, de moteurs de recherche, de conférences en ligne, mais aussi les réseaux sociaux, les « chats »…
Leur point commun est la mise en relation des acteurs par la voix/l’échange de données, en différé ou en temps réel, la modification de ces données, également en différé ou temps réel, par un ou plusieurs acteurs, et l’enchaînement des tâches ou actions en découlant.
Un investissement réel a été opéré en faveur de ces outils appliqués à la sphère professionnelle, dans le cadre d’une collaboration avancée entre équipes projets, partenaires, etc… Cet investissement s’est opéré en même temps que le web 2.0 gagnait en crédit grâce à une plus grande richesse de fonctionnalités et de contenus sur la toile.
Au final, la maturité des outils de collaboration avancées apporte une réponse à la problématique du partage de l’information, qui a été optimisée en même temps que la réactivité des collaborateurs dans l’entreprise, mieux armés pour agir à partir d’événements, et mieux intégrés au sein d’équipes projets soudées et communiquant en continu.
Usages et composantes clés d’une plateforme de collaboration avancée
Les outils de gestion collaborative se caractérisent par la multiplicité des supports, induite par la diversité des intervenants, et par la richesse et la nature des fonctionnalités recherchées : PDA, extranet, intranet, emails, solutions de partage d’applications, solution de mise à jour de contenu, flux rss, systèmes de votes…
La complexité consiste à les articuler autour d’une plateforme la plus unifiée et intégrée possible pour faire converger équipes et efforts vers un but commun.
Pour saisir le périmètre que couvre les usages et composantes principales d’une plateforme de collaboration avancée, nous devons d’abord comprendre les évolutions du web vers le Web 2 .0 : les internautes prennent un rôle actif dans la consultation et la constitution de contenus ; incidemment, la mise en relation des individus est facilitée.
C’est la vocation notamment des réseaux sociaux qui répondent alors dans un premier temps au besoin de découverte de l’autre sur internet à titre individuel. Dans ce domaine, les pratiques sur internet entre particuliers ont inspiré le monde de l’entreprise : les technologies telles que chat, wikis, blogs, forums, et les rich media, pour ne citer que celles-ci, prennent leur place au même titre que les outils plus traditionnels de l’entreprise.
L’enjeu est de fournir un ensemble de solutions qui s’insèrent de façon très pertinente et concrète dans les processus de « Team Building », au sein même de la société comme à l’extérieur.
Cet ensemble peut être mis au service d’une gestion collaborative de projet pour couvrir la vie du projet, depuis sa conception et le développement d’idées, jusqu’à la production d’un livrable.
Dans un premier temps, l’email, le téléphone, le chat, serviront à la mise en relation et la création d’équipes orientées projet. Cependant, la création de l’environnement projet et sa gestion nécessiteront le recours à une plateforme de travail collaboratif et aux réseaux sociaux adaptés.
Il en va de même pour le web conferencing, qui peut aussi être invoqué sur le plan économique pour diminuer les coûts de déplacement d’équipes géographiquement éloignées.
Ces outils ou technologies peuvent être regroupés par grandes familles de fonctionnalités : gestion de connaissances, partage d’information/d’applications, versionning et archivage de documents, plans, notes techniques, publication/révision/validation de contenu, partage/affectation de tâches…
L’attribution de rôles à chacun se concrétise par une gestion des droits et habilitations, et de la sorte, l’accès aux contenus sensibles est protégé en même temps que l’équipe projet est structurée. La politique de confidentialité menée par l’entreprise peut donc aussi être intégrée aux outils collaboratifs.
Principaux écueils
Les grands projets industriels ou de prestations de service sont les plus exposés aux risques de non respects des délais, de coupures budgétaires, voire d’abandon, précisément à cause leur complexité et de la multiplicité des acteurs : sous-traitance, production, marketing, juridique, instances de contrôle et d’autorisation administratives…
Même les projets plus restreints n’impliquant que des intervenants au sein d’une même entreprise peuvent se trouver menacés par manque d’intégration et de communication.
C’est en réponse aux enjeux financiers et aux impératifs de « time-to-market », que ces nouvelles méthodes qui s’appuient sur des outils regroupés sous le terme de « collaboratifs », ont émergé,
Néanmoins, ces outils, indépendants les uns des autres, trouvent rapidement leur limite sans une gestion intégrée et automatisée, et surtout sans attribution systématisée des rôles précis à chaque acteur. Le chef de projet retiendra en premier lieu que le succès d’un déploiement d’outils collaboratifs dépendra essentiellement de leur adoption par les populations utilisatrices.
