Le cahier des charges "Dématérialisation des échanges fournisseurs" répertorie un ensemble de critères techniques pour faciliter la préparation de votre cahier des charges et comparer les solutions d’automatisation des factures fournisseurs. Ce document vous guidera dans votre réflexion stratégique et vous aidera à mener à bien votre projet de dématérialisation des factures au sein de votre structure.
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Sommaire du cahier des charges Dématérialisation des échanges fournisseurs
1 – COMPRENDRE L’EXISTANT ET DÉFINIR SON PROJET : QUESTIONS PRÉLIMINAIRES
1.1. Votre existant
1.2. Analyse des volumes et des coûts
1.3. Analyse des processus et du périmètre
2 – CHOISIR UNE SOLUTION DE GESTION DES COMPTES FOURNISSEURS : IDENTIFIER LES FONCTIONNALITÉS CLÉS
2.1. Centralisation des factures fournisseurs
2.2. Téléchargement des factures et fractionnement automatique
2.3. Extraction des données
2.4. Codage automatique des factures et des postes
2.5. Workflows d’approbation
2.6. Suivi des factures
2.7. Rapports
2.8. Module bon de commande
2.9. Module notes de frais
2.10. Application Mobile
2.11. Export vers l’ERP et l’archivage
2.12. Capacités d’intégration
2.13. Conformité légale et réglementaire
2.14. Sécurité et confidentialité
2.15. Facilité d’utilisation
2.16.Évolutivité et performances
3 – QUALITÉS DU PRESTATAIRE ET ACCOMPAGNEMENT
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Pourquoi moderniser la gestion des comptes fournisseurs ?
La dématérialisation des échanges avec les fournisseurs – à savoir la transmission et la consultation des factures via un portail dédié ou un échange automatisé de données entre systèmes informatiques – présente plusieurs avantages. Tout d’abord, elle simplifie l’accès à l’information en permettant de consulter facilement le statut des factures, d’échanger des messages et de mettre à jour les documents clés.
En plus d’accélérer les échanges, cette approche facilite la détection d’éventuelles erreurs, blocages ou rejets, ce qui permet d’intervenir rapidement pour les résoudre. Ainsi, les échanges gagnent en fluidité, conduisant à une réduction des délais de traitement et à une résolution plus rapide des litiges éventuels.
Grâce à la dématérialisation de la facture fournisseur, l’organisation bénéficie également d’un gain de productivité appréciable tout en améliorant ses relations avec les fournisseurs. Cependant, il est important de souligner que ce processus entraîne des changements dans les modes d’échanges habituels. C’est pourquoi il est essentiel d’expliquer clairement ces modifications aux fournisseurs concernés et de les accompagner dans l’adoption de cette nouvelle approche.
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Introduction du cahier des charges Dématérialisation des échanges fournisseurs
Prévue initialement pour juillet 2024, la généralisation de la facture électronique obligatoire a été reportée par le ministère de l’économie et des finances « afin de donner le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurante pour l’économie ». La loi de finances 2024 définira le calendrier de la réforme, avec une première étape imposant à l’ensemble des entreprises établies en France d’accepter les factures électroniques. L’émission obligatoire de factures électroniques devrait quant à elle intervenir progressivement. Vous devez commencer à vous préparer à ce changement.
La mise en pratique de cette réforme se traduit par une obligation de dématérialisation des factures et la transmission de leurs données à l’administration sous format structuré. Un projet qui nécessite l’adoption d’une solution de dématérialisation et qui représente une véritable transformation d’entreprise impactant les équipes internes, les acteurs tiers (partenaires ou prestataires) mais aussi les clients et les fournisseurs de l’entreprise.
Etre accompagné par le bon prestataire est une condition essentielle pour mener à bien votre transition vers la facture dématérialisée. Un prestataire digne de ce nom doit être en mesure de proposer une solution complète. De l’audit initial de votre processus de facturation actuels à l’implémentation de la solution de facturation électronique, en passant par le test avec un client pilote, la mise à disposition de ressources pour l’autonomie de vos équipes et le suivi régulier du retour sur investissement (ROI), chaque étape est importante.
Une solution de facturation électronique efficace doit permettre l’émission de factures, leur transmission en temps réel, la réception de factures, et la gestion des délais de paiement. Ce guide sera l’occasion de se concentrer sur une première brique de ce processus de modernisation : la dématérialisation des échanges avec les fournisseurs.
