Cahier des charges : Gestion comptable – Gestion financière

Le cahier des charges "Gestion comptable - Gestion financière" a été rédigé par des experts indépendants. 310 critères technologiques sont repertoriés pour vous servir de base de réflexion, faciliter votre prise de décision, vous aider à réaliser votre cahier des charges et comparer les offres disponibles sur le marché en matière de gestion comptable et financière.

Sommaire du cahier des charges Gestion comptable et Gestion financière

Qu'est-ce qu'un progiciel de gestion comptable ?

Les progiciels de gestion comptable et financière visent à automatiser un nombre important de tâches récurrentes, comme les écritures, l’automatisation de la TVA…
Il existe donc actuellement une offre très diversifiée en niveaux de gammes et spécialisation par fonctions. Les ERP peuvent faciliter la gestion comptable et financière « au quotidien ».
Certains progiciels de gestion incluent en standard des procédures de contrôle, de cohérence des données et des workflows.
Les principales fonctions d’un progiciel de gestion comptable et financière sont :

• la comptabilité,
• la gestion des achats, des stocks, de la facturation, de la trésorerie et du recouvrement, des ressources humaines,
• la liasse fiscale,
• les reporting et tableaux de bord.

Introduction du cahier des charges "gestion comptable et gestion financière"

Au tournant de la fin des années 90 et du début des années 2000, on a vu au sein des entreprises se multiplier les projets d’acquisition de solutions de gestion comptable et financière destinées à répondre aux impératifs du passage à l’Euro et aux nouvelles normes comptables.

En 2000, les mesures de la commission européenne vont permettre de comparer les états financiers des entreprises grâce entre autres à la norme IFRS. Depuis, les progiciels de comptabilité ont encore progressé en maturité, avec une intégration plus étendue de normes et protocoles, par exemple pour les virements bancaires en natif Swift, IBAN, ETEBAC…

Dix ans après, les projets de renouvellement des solutions tirent partie d’une part des possibilités offertes par internet, grâce à des offres en mode ASP (Saas), à l’intégration de modules de télé déclaration de TVA, ou de relevés bancaires, et, d’autre part, d’une offre open source qui trouve un certain écho dans un contexte de restrictions budgétaires.

Evolutions récentes

Actuellement, il existe une offre sur le marché très diversifiée en niveaux de gammes, mais aussi en spécialisation par fonction des solutions. Cependant, d’une façon générale, on peut dire que des tendances apparaissent allant dans le sens d’une recherche de gain de temps, d’une couverture de fonctionnalités étendue, et d’une volonté de faciliter la prise en main des solutions par les utilisateurs non informaticiens.

Il faut noter que si les progiciels de gestion comptable et financière visent en grande partie à automatiser un nombre important de tâches récurrentes, comme les écritures, l’automatisation de la TVA, certains incluent également en standard, dans un souci de rationalisation, des procédures de contrôle et de cohérence des données et des workflows dans des domaines telles la traduction automatique de valeurs en cas de modification de taux de change, la restriction des journaux d’écriture aux choix d’axes analytiques qui auront été faits, la modélisation de procédures de demandes d’achats par type de produits, par émetteur et/ou par service, l’incorporation de zones obligatoires avec contrôle de validité d’une zone ou de cohérence entre plusieurs zones.

Personnalisation et ergonomie

Plus la solution comptable et financière est mature, plus elle s’adaptera aux besoins spécifiques. Ceci passe par des capacités de personnalisation plus ou moins poussées en fonction des outils qui doivent par conséquent faire l’objet d’une comparaison minutieuse.

Les efforts faits en matière d’ergonomie se retrouvent autant dans des progiciels que dans des solutions spécialisées, et citons pour exemple la gestion des rapprochements bancaires. Certains outils mettent en oeuvre une sélection très simple d’écritures traitée par glisser-déplacer pour automatiser les rapprochements. Les efforts d’ergonomie porteront aussi sur la personnalisation des outils : éditions paramétrables, écrans personnalisables, placement libre de zones en sont quelques illustrations.

L’outil considéré pourra ou non être personnalisé par groupe d’utilisateurs, générer des tableaux d’écriture pré paramétrés adaptables, offrir un interfaçage avec des sources externes pour des imports ou des extractions, pour ne citer que quelques exemples.

Pour une entreprise, le choix de l’outil de gestion comptable et financière est critique, car il détermine les capacités d’analyse pour un pilotage optimisé de l’entreprise : suivi du niveau de trésorerie en fonction des dates d’échéance, analyse des coûts, suivi des comptes clients, autant de tableaux de bord, en standard et modifiables, qui, au gré des différents progiciels, doivent donner une visibilité au chef d’entreprise ou au directeur financier, qu’elle soit synthétique ou granulaire.

La définition des axes analytiques, plus ou moins nombreux en fonction des besoins, et la possibilité de les alimenter par des sources externes, seront également des points pertinents à prendre en compte avec soin.

Usages et composantes clés

Pour la partie comptabilité, le nombre d’éditions disponibles en standard constituera un point essentiel de comparaison des offres : journal d’écriture, grand livre, balance, bilan, soldes intermédiaires de gestion, justificatif de soldes, etc.

La définition d’écritures récurrentes est essentielle dans la plupart des cas, de même que l’implémentation d’un workflow de validation des écritures. Certaines solutions vont jusqu’à inclure des restrictions sur les journaux d’écritures par utilisateur ou groupe d’utilisateurs, famille de comptes, et intègrent une ventilation analytique pré-définie dans un même écran de saisie.

Dans le domaine de la gestion des comptes, la prise en charge de comptes auxiliaires clients, fournisseurs, salariés, ou autres, est un point à ne pas négliger dans le choix du futur outil.

Il faut aussi noter les disparités des offres éditeurs dans la prise en compte des besoins des entreprises ayant une activité à l’international.

Dans certains cas, la comptabilité pourra permettre une gestion des exercices multi-sociétés, et y adjoindre une dimension internationale en intégrant plusieurs langues dans lesquelles le plan de comptes sera traduit, et une comptabilité multi-devises, avec différents types de taux de change. Ainsi, la modification d’une valeur de taux entraînant une modification de la valeur convertie dans la devise principale sera génératrice de gain de temps et diminuera le risque d’erreur.

La gestion des achats impactant la comptabilité, certains outils intègreront l’administration des achats, avec des fonctionnalités de modélisation des procédures et intégration de règles de type : seuil d’autorisation d’achat, autorisation par émetteur et par type de marchandise, workflows avec assignation de tâches et validation. Concernant la partie gestion des stocks, il pourra être intéressant pour le chef de projet de se pencher sur la valorisation des stocks, et plus particulièrement la revalorisation des stocks sur la base de prix commande lors d’enregistrement de factures.

Enfin, il faudra observer les fonctionnalités de dématérialisation de factures, qui pourront être embarquées en natif, avec la génération automatique des factures à partir des devis.

Parallèlement, les écritures de ventes pourront dans certains cas être aussi générées à partir des factures. Notons encore, plus particulièrement pour les entreprises de services qui souhaitent s’équiper, la pertinence d’un module de suivi des encours entre prestations facturées et prestations réalisées.

Quant à la gestion des ressources humaines, elle doit se traduire dans l’outil de comptabilité et finance en écritures de frais de personnel qui pourront aussi être générées en comptabilité analytique. On citera également le report de la masse salariale en comptabilité budgétaire, et le calcul de la masse salariale prévisionnelle correspondant aux embauches.

Enfin, le chef de projet devra être particulièrement vigilant à la mise en oeuvre du volet sécurité lors de la conception du projet, parce qu’il pourra se révéler essentiel de choisir une solution qui encapsule des procédures de sauvegarde et de restauration de données, qui soit compatible avec une solution de Single Sign On, ou encore sécurise les accès par profils utilisateurs, voire intègre une dimension traçabilité au travers d’un journal technique des transactions.