Le cahier des charges "Gestion Electronique de Documents (GED) - Dématérialisation" a été rédigé par des experts indépendants. Il répertorie 492 critères techniques pour faciliter la préparation de votre cahier des charges et comparer les solutions de GED et de dématérialisation disponibles sur le marché. Ce document vous guidera dans votre réflexion stratégique et vous aidera à mener à bien votre projet de Gestion Electronique de Documents et de dématérialisation au sein de votre entreprise.
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Sommaire du cahier des charges Gestion électronique des documents, dématérialisation
1 – Projet : 87 critères
1.1 L’existant à prendre en compte pour le projet
1.1.1 Orientation du projet
1.1.2 Normes et standards
1.1.3 Connexions clientes
1.1.4 Dématérialisation
1.1.5 Gestion des fichiers
1.1.6 Volumétries
1.1.7 Mise en oeuvre
1.1.8 Évolution des postes de travail
1.2 Evolutions à moyen terme
1.2.1 « Scalabilité »
1.2.2 Evolution des applications GED
2 – Gestion des points d’entrée : 109 critères
2.1 Gestion des points d’entrée « papier » et « fax »
2.1.1 Cadre général des périphériques
2.1.2 Gestion des sécurités
2.1.3 Module de numérisation intégré
2.1.4 API de numérisation
2.2 Gestion des points d’entrée numériques
2.2.1. Données et documents
2.2.2. API
2.2.3. Applications
2.3 Interface en entrée avec les outils de travail collaboratif
2.4 Indexation
3 – Vie des documents : 85 critères
3.1 Traitement des images
3.1.1. Modification des images
3.1.2. Manipulation des images
3.1.3. API
3.2 Annotations
3.2.1. Fonctions
3.2.2. API
3.3 Travail collaboratif
3.4 Durée de vie
4 – Mode « déconnecté » : 21 critères
4.1 Réplication locale
4.2 Fusion / Synchronisation
4.3 Travail collaboratif distant
5 – Gestion des points de sortie : 27 critères
5.1 Gestion des points de sortie « papier »
5.2 Gestion des points de sortie numériques
5.3 Publication
5.4 Rapports
6 – Sécurité : 81 critères
6.1 Administration
6.2 Authentification
6.3 Restrictions d’accès
6.4 Travail collaboratif
7 – Exploitation et administration : 82 critères
7.1 Dimensionnement
7.1.1 Stockage
7.1.2 Réseau
7.1.3 Connexions clientes
7.2 Plateforme
7.2.1 Pré-requis
7.2.2 Incompatibilités
7.3 Stockage
7.3.1 Types de supports
7.3.2 Ajouts de supports
7.4 Plans de secours
7.4.1 Backup
7.4.2 Restauration
7.5 Gestion des incidents
7.6 Mise à jour
7.7 Migration
7.7.1 Changement de matériel
7.7.2. Export vers une autre solution
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Qu'est-ce que la GED ?
La Gestion Electronique de Documents (GED) ou Electronic Content Management (ECM) est un procédé informatisé visant à produire, transmettre et stocker des informations et des documents électroniques (texte, tableur, image, vidéo, audio…) au moyen du travail collaboratif. La GED permet aux entreprises de gagner du temps et de l’argent grâce à l’indexation et la numérisation de ses documents.
Il existe 4 étapes majeures dans la Gestion Electronique des Documents :
- Acquisition : intégration des documents existants (papiers et électroniques), production et échange de documents électroniques.
- Classement : indexation des documents par type, mots clefs…
- Stockage : définition du support de stockage en fonction de l’organisation, la durée, le lieu et la périodicité du stockage.
- Diffusion et consultation des documents via internet ou un intranet.
La Gestion Electronique de Documents a pour objectifs de :
- Constituer un référentiel de tous les documents et informations de l’entreprise.
- Gérer le cycle de vie des documents de leur réalisation à leur destruction.
- Apporter de la souplesse et de la réactivté : circulation de l’information quasi instantanée, possibilité d’effectuer des recherches sur des millions de documents à l’aide de mots-clés…
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Introduction du cahier des charges GED - dématérialisation
Si l’informatique en entreprise est depuis longtemps associée à un objectif de « zéro papier », force est de constater que cela ressemble plus à un vœu pieu qu’à la réalité, même si cela continue à être annoncé périodiquement.
En fait, c’est plutôt l’effet inverse que l’on constate au quotidien : chaque personne impliquée dans l’élaboration d’un document informatique, rédaction d’un compte-rendu ou d’un rapport par exemple, passe par l’impression papier aux étapes clés de contrôle et de relecture. Avant sa diffusion, qui se fera souvent sous forme papier, le document aura déjà été imprimé un nombre considérable de fois, ne serait-ce que pour vérifier la façon dont les paragraphes se positionnent dans la page.
Cela met en exergue la faiblesse majeure de la « dématérialisation du papier » car le document est moins bien appréhendé, aussi bien dans son ensemble que dans ses détails ; une autre manifestation en est que nous nous surprenons à faire des fautes d’orthographe grossières dans un courrier électronique alors que nous ne les faisons pas en rédigeant une lettre.
Face à ce constat, la GED – Gestion Électronique des Documents – a pour objectif d’apporter de la souplesse là où le papier est au contraire extrêmement figé : circulation de l’information quasi instantanée quelle que soit la distance, possibilité d’effectuer des recherches sur plusieurs millions de documents à l’aide de mots-clés, sécurisation de l’accès à un groupe de documents, voire à un document lui-même, etc.
Ce domaine évolue constamment et englobe désormais sous la nouvelle dénomination GEIDE – Gestion Électronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise (ou Existants, selon le contexte…) – une étendue logicielle considérable : la dématérialisation de documents et la production de document au moyen du travail collaboratif sont les offres auxquelles nous avons choisis de restreindre ce présent guide, et c’est pourquoi nous avons choisi de conserver le terme plus restrictif de GED.
En effet, pris dans son ensemble la GEIDE concerne des domaines aussi épars que les outils de messagerie instantanée, les portails Web, la gestion des calendriers des individus (organisation d’une réunion par exemple) ou des ressources matérielles (réservation d’une salle pour cette même réunion), la gestion automatisée des processus métiers (« workflow »), ainsi que l’alimentation et utilisation d’un entrepôt de données (« datawarehouse », « datamining »). Et cette énumération n’est pas exhaustive…
La dématérialisation au sens large est le fait de transformer des flux de documents papier ou fax en flux de documents numériques, et d’y associer les traitements et procédures nécessaires.
- Les configurations sont multiples et sont orientées en fonction de multiples paramètres :
- La configuration physique des options d’acquisition des documents : centralisée sur un site, multi sites, mixte.
- La nature des documents : documents techniques, plans, courriers, contrats, flux monétaires…
- La législation : dématérialisation fiscale de la facture…
- La confidentialité et la sécurité attachées aux documents
- L’usage attendu : modes de recherche, modes d’archivage…
La Gestion Électronique des Documents existe désormais depuis suffisamment longtemps pour que l’on puisse disposer d’un retour d’expériences. Le premier constat et que même si cela a signifié pour elles un effort important, les personnes qui se servent aujourd’hui de tels outils auraient maintenant du mal à s’en passer. L’information circule plus vite et vers les bonnes personnes. Elle est présentée efficacement à l’utilisateur qui sait alors quelle action est attendue de lui.
Par exemple, un dossier mis en ligne est directement accessible sans avoir à le demander à la personne l’ayant traité en dernier, ni à faire une demande au responsable des archives pour l’en extraire ; problématiques d’autant plus sensibles lorsque les sites sont distants !
Ensuite, nous constatons que la circulation de papier se trouve naturellement réduite : avant la mise en place des outils, les utilisateurs demandent de pouvoir imprimer les documents pour pouvoir travailler dessus ou les faire passer à des collaborateurs ; si vous interrogez ces mêmes personnes après un an d’utilisation, vous verrez qu’il y a peu de chances pour qu’ils gardent cette vision, et sans doute auront-ils oublié l’usage du bouton que vous avez prévu à cet effet.
Ceci illustre le plus important pour réussir un projet de GED : il doit se faire en douceur et doit impliquer beaucoup d’acteurs de l’entreprise : les utilisateurs, en premier lieu, et c’est une évidence, mais de façon toute aussi importante les dirigeants et les équipes informatiques.
En effet un tel projet entraîne nécessairement des modifications dans la façon de travailler individuelle et collective ; cela requiert un changement de mentalité depuis l’exécutant jusqu’à ses dirigeants et tout le monde doit « jouer le jeu » pour que le système ne soit pas privé de ses plus forts atouts.
