Le cahier des charges "ERP - PGI" (Enterprise Resource Planning - Progiciel de Gestion Intégré) a été rédigé par des experts indépendants. 454 critères technologiques sont présentés pour vous servir de base de réflexion, faciliter votre prise de décision, vous aider à réaliser votre cahier des charges et comparer les offres en matière de Progiciels de Gestion Intégrés.
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Sommaire du cahier des charges ERP - Progiciel de Gestion Intégré
1 – Gestion de la production : 50 critères
1.1. Fonctions essentielles
1.2. Nomenclatures
1.3. Plan de production
1.4. Planification des capacités
1.5. Ordonnancement
1.6. Suivi de production
1.7. Gestion des stocks et de la logistique
2 – Gestion des achats : 67 critères
2.1. Fonctions essentielles
2.2. La gestion des prix à l’achat
2.3. La gestion des marchés
2.4. La gestion des commandes
2.5. La qualité
2.6. La gestion de la facturation
2.7. Les fournisseurs
2.8. La gestion budgétaire
2.9. Fonction de e-procurement et de places de marché
3 – Gestion des stocks : 35 critères
3.1. Fonctions essentielles
3.2. Les coûts de stockage et la manutention
3.3. Stocks / Vente
3.4. Stocks / Finances
3.5. Stocks / Achats
4 – Gestion des ventes : 83 critères
4.1. Fonctions essentielles
4.2. Les clients
4.3. Les conditions de paiement et la livraison
4.4. La gestion du règlement
4.5. La gestion des accords publipromotionnel et des ristournes
4.6. Les conditions de vente
4.7. La gestion des stocks
4.8. La prise de commande et devis
4.9. La préparation des commandes
4.10. La facturation
4.11. La gestion financière
5 – Gestion des ressources humaines : 17 critères
5.1. Fonctions essentielles
5.2. Ressources humaines / Finances
5.3. Ressources humaines / Stocks
5.4. Ressources humaines / Production
6 – Gestion financière : 57 critères
6.1. Fonctions essentielles
6.2. La gestion des coûts
6.3. La valorisation
6.4. Le prix de revient
6.5. Les écritures
6.6. La gestion des comptes
6.7. La comptabilité générale
6.8. LA TVA
6.9. Comptabilité analytique
7 – Technologie de la solution : 143 critères
7.1. Architecture
7.2. Sécurité
7.3. Développement
7.4. Communication inter-applications
7.5. Convivialité – Ergonomie
7.6. Exploitation – Supervision
7.7. Fonctions transversales
7.8. Outils d’analyse transversaux
7.9. La technologie Web
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Qu'est ce qu'un progiciel ERP - PGI ?
Les ERP (Enterprise Resource Planning) aussi appelés PGI (Progiciels de Gestion Intégré) sont des progiciels permettant de gérer et de coordonner toutes les fonctions et tous les processus d’une entreprise en intégrant l’ensemble de ses métiers.
Les principales fonctions d’un Progiciel de Gestion Intégré sont :
- La gestion des achats et le e-procurement
- La gestion comptable et financière
- La gestion de la production
- La gestion des ressources humaines
- La gestion des stocks
- La gestion des ventes
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Introduction du cahier des charges ERP-PGI
Un ERP (Entreprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégrée) a pour finalité de gérer, dans une logique d’interactivité totale, tous les départements et fonctions de l’entreprise.
Sa technologie permet, dans cette logique et de façon totalement homogène, de saisir, de partager, d’analyser et de consolider l’information de gestion entre tous les départements de l’organisation.
L’offre en matière de PGI s’est considérablement étoffée –mais aussi restructurée- ces toutes dernières années. Désormais les principaux types d’offre, pouvant cumuler tout ou partie des caractéristiques des solutions alternatives sont les suivantes :
- une offre généraliste permettant de traiter « a-minima » de tous les besoins de l’organisation.
- une offre généraliste mais également sectorisée par métier et/ou par fonction.
- une offre de « niche », se distinguant par des caractéristiques fonctionnelles et/ou techniques complètement sectorisées.
A titre d’exemple, une administration pourra avoir le choix entre le PGI d’un éditeur spécialisé, très orienté « Gestion des engagements de dépenses » et le PGI d’un « éditeur généraliste » proposant cette fonction au même niveau que d’autres. Les modalités d’exploitation du PGI (en mode ASP ou en mode autonome) ainsi que sa technologie (propriétaire ou open-source), seront également des critères déterminants.
Le présent guide a donc aussi pour objectif de servir de trame à une réflexion sur l’intérêt pour l’organisation de s’orienter vers tel ou tel type de solution.
Choisir et mettre en oeuvre un PGI
Une étude du Syntec informatique a démontré que 62,5% des entreprises ou des établissements considèrent leurs projets de renouvellement ou d’acquisition d’ERP comme plutôt insatisfaisants.
Les principales raisons de cette importante insatisfaction sont les suivantes (elles peuvent se cumuler) :
- Des besoins, des attentes ou des objectifs mal définis (18%)
- Le déficit d’implication du management adéquat (11%)
- Des projets mal préparés ou mal conduits (8%)
- Des fonctionnalités inadaptées, sur ou sous dimensionnées (16%)
- Des utilisateurs insuffisamment associés au projet (9%)
- Des engagements mal définis, partiellement ou pas du tout respectés par les fournisseurs (fonctionnalités absentes,…) (13%)
- Des ressources humaines et/ou budgétaires qualitativement et/ou quantitativement insuffisantes (12%)
- Des technologies manquant de fiabilité ou difficiles à maîtriser (10%)
- La dimension stratégique du projet insuffisamment qualifiée et perçue (4%)
- …
La sélection et l’évaluation de solutions P.G.I. est un processus complexe à cause, entre autres, de :
- la difficulté à définir les besoins précis de l’entreprise et à les traduire en termes de fonctionnalités et de performances.
- la difficulté à évaluer l’adéquation d’un P.G.I. et des services associés avec les attentes réelles de l’entreprise : cela requiert l’analyse approfondie de centaines ou même de milliers de critères fonctionnels et techniques.
- la difficulté à comparer les avantages des différentes solutions PGI envisageables.
- la difficulté à appréhender les risques pris en cas de compromis (car finalement aucune des solutions n’est réellement idéale).
Ce processus de choix d’un PGI induit dans tous les cas la nécessité :
- de définir clairement les objectifs stratégiques et opérationnels du projet
- d’exprimer précisément et objectivement les vrais besoins fonctionnels
- d’évaluer méthodiquement toutes les solutions possibles
- de se doter des moyens adéquats de conduite de la démarche
- de s’assurer du soutien fort des niveaux appropriés de management
